Положение об обработке и защите персональных данных в базах персональных данных, владельцем которых является продавец

 

Содержание

  1. Общие понятия и область применения
  2. Перечень баз персональных данных
  3. Цель обработки персональных данных
  4. Порядок обработки персональных данных: получение согласия, сообщения о правах и действия с персональными данными субъекта персональных данных
  5. Местонахождение базы персональных данных
  6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам
  7. Защита персональных данных: способы защиты, ответственное лицо, работники, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей, срок хранения персональных данных
  8. Права субъекта персональных данных
  9. Порядок работы с запросами субъъекта персональных данных
  10. Государственная регистрация базы персональных данных

 

1. Общие понятия и область применения

1.1. Определение сроков:

база персональных данных — именуемая совокупность упорядоченных персональных данных в электронной форме и/или в форме карточек персональных данных;

ответственное лицо —определенное лицо, которое организует работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке, в соответствии с законом;

владелец базы персональных данных — физическое или юридическое лицо, которому законом или при согласии субъекта персональных данных предоставлено право на обработку этих данных, которая утверждает цель обработки персональных данных в этой базе данных, устанавливает состав этих данных и процедуры их обработки, если другое не определенно законом;

Государственный реестр баз персональных данных — единственная государственная информационная система сбора, накопления и обработки сведений, о зарегистрированных базах персональных данных;

общедоступные источники персональных данных —справочники, адресные книги, реестры, списки, каталоги, другие систематизированные сборники открытой информации, которые содержат персональные данные, размещенные и опубликованные с согласия субъекта персональных данных. Не считаются общедоступными источниками персональных данных социальные сети и интернет-ресурсы, в которых субъект персональных данных оставляют свои персональные данные (кроме случаев, когда субъектом персональных данных прямо отмечено, что персональные данные размещены с целью их свободного распространения 

согласие субъекта персональных данных — любое документируемое, добровольное волеизъявление физического лица относительно предоставления разрешению на обработку ее персональных данных в соответствии с сформулированной целью их обработки;

обезличение персональных данных — исключения сведений, которые дают возможность идентифицировать лицо;

обработка персональных данных — любое действие или совокупность действий, осуществленных полностью или частично в информационной (автоматизированной) системе та/або в картотеках персональных данных, которые связаны с сбором, регистрацией, накоплением, хранением, адаптированием, изменением, возобновлением, использованием и распространением (распространением, реализацией, передачей), обезличением, уничтожением сведений, о физическом лице;

персональные данные— сведения или совокупность сведений о физическом лице, которое идентифицировано или может быть конкретно идентифицирована;

распорядитель базы персональных данных — физическое или юридическое лицо, которому владельцем базы персональных данных или законом предоставлено право обрабатывать эти данные. Не является распорядителем базы персональных данных лицо, которому владельцем та/або распорядителем базы персональных данных поручено осуществлять работы технического характера с базой персональных данных без доступа к содержанию персональных данных;

субъект персональных данных — физическое лицо, относительно которого в соответствии с законом осуществляется обработка ее персональных данных;

третье лицо — любое лицо, за исключением субъекта персональных данных, владельца или распорядителя базы персональных данных и уполномоченного государственного органа, по вопросам защиты персональных данных, которой владельцем или распорядителем базы персональных данных осуществляется передача персональных данных в соответствии с законом;

особенные категории данных — персональные данные о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членство в политических партиях и профессиональных союзах, а также данных, которые касаются здоровья или половой жизни.

1.2. Данное Положение обязательно для применения ответственным лицом и сотрудниками продавца, которые непосредственно осуществляют обработку та/або имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей.

2. Перечень баз персональных данных

2.1. Продавец является владельцем таких баз персональных данных:

  • база персональных данных контрагентов.

 

3. Цель обработки персональных данных

3.1. Целью обработки персональных данных в системе является обеспечение реализации гражданско-правовых отношений, предоставления, получения и осуществления расчетов, за приобретенные товары и услуги в соответствии с Налоговым кодексом Украины, Закона Украины, «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине».

 

4. Порядок обработки персональных данных: получение согласия, сообщения о правах и действия с персональными данными субъекта персональных данных

4.1. Согласие субъекта персональных данных должно быть добровольным волеизъявлением физического лица относительно предоставления разрешению на обработку ее персональных данных в соответствии с сформулированной целью их обработки.

4.2. Согласие субъекта персональных данных может быть предоставлено в таких формах:

  • документ на бумажном носителе с реквизитами, что дает возможность идентифицировать настоящий документ и физическое лицо;
  • электронный документ, который должен содержать обязательные реквизиты, которые дают возможность идентифицировать настоящий документ и физическое лицо. Добровольное волеизъявление физического лица относительно предоставления разрешению на обработку ее персональных данных целесообразно удостоверять электронной подписью субъекта персональных данных;
  • отметка на электронной странице документа или в электронном файле, который обрабатывается в информационной системе на основе документируемых програмно-техничних решений.

4.3. Согласие субъекта персональных данных предоставляется во время оформления гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.

4.4. Сообщение субъекта персональных данных о включении его персональных данных к базе персональных данных, права, определенные Законом Украины «О защите персональных данных», цель сбору данных и лиц, которым передаются его персональные данные осуществляется во время оформления гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.

4.5. Обработка персональных данных о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членство в политических партиях и профессиональных союзах, а также данных, которые касаются здоровья или половой жизни (особенные категории данных) запрещается.

 

5. Местонахождение базы персональных данных

5.1. Указанные в разделе 2 этого Положения базы персональных данных находятся по адресу продавца.

6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам

6.1. Порядок доступа к персональным данным третьих лиц определяется условиями согласия субъъекта персональных данных, предоставленной владельцу персональных данных на обработку этих данных, или в соответствии с требованиями закона.

6.2. Доступ к персональным данным третьему лицу не предоставляется, если отмеченное лицо отказывается взять на себя зобовъъязання относительно обеспечения выполнения требований Закона Украины «О защите персональных данных» или несостоятельная их обеспечить.

6.3. Субъъект отношений, повъъязаних с персональными данными, подает запрос относительно доступа (дальше — запрос) к персональным данным владельцу персональных данных.

6.4. В запитых отмечаются:

  • фамилия, имя и отчество, местожительство (место пребывания) и реквизиты документа, который удостоверяет физическое лицо, которое подает запрос (для физического лица — заявителя);
  • наименование, местонахождение юридического лица, которое подает запрос, должность, фамилия, имя и отчество лица, которое удостоверяет запрос; подтверждение того, что содержание запроса отвечает полномочиями юридического лица (для юридического лица — заявителя);
  • фамилия, имъъя и отчество, а также другие сведения, которые дают возможность идентифицировать физическое лицо, относительно которого делается запрос;
  • сведения о базе персональных данных, относительно которой подается запрос, сведения ли о владельце или распорядителе этой базы персональных данных;
  • перечень персональных данных, что запрашивается;
  • цель и/или правовые основания для запроса.

6.5. Срок изучения запроса на предмет его удовлетворения не может превышать десять рабочих дней со дня его поступления. В течение этого срока владелец базы персональных данных сообщает лицу, которое подает запрос, что запрос будет доволен или соответствующие персональные данные не подлежат предоставлению, с указанием основания, определенного в соответствующем нормативно правовому акте. Запрос удовлетворяется в течение тридцати календарных дней со дня его поступления, если другое не предусмотрено законом.

6.6. Отсрочка доступа к персональным данным третьих лиц допускается в случае, если необходимые данные не могут быть предоставлены в течение тридцати календарных дней со дня поступления запроса. При этом общий срок решения вопросов, нарушенных в запитых, не может превышать сорока пяти календарных дней.

6.7. Сообщение об отсрочке приходится к сведению третьего лица, которое подало запрос, в письменной форме из розъясненням порядка обжалования такого решения.

6.8. В сообщении об отсрочке отмечаются:

  • фамилия, имя и отчество должностного лица;
  • дата отправления сообщения;
  • причина отсрочки;
  • срок, в течение которого будет удовлетворен запрос.

6.9. Отказ в доступе к персональным данным допускается, если доступ к ним запрещен по закону .

6.10. В сообщении об отказе отмечаются:

  • фамилия, имя, отчество должностного лица, которое отказывает в доступе;
  • дата отправления сообщения;
  • причина отказа.

6.11. Решение об отсрочке или отказе из доступе к персональным данным может быть обжаловано в суд.

 

7. Защита персональных данных: способы защиты, ответственное лицо, работники, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей, срок хранения персональных данных

7.1. Владелец базы персональных данных оборудован системными и програмно-техничними средствами и средствами связи, которые предотвращают потери, кражи, несанкционированное уничтожение, искривление, подделку, копирование информации, и отвечают требованиям международных и национальных стандартов.

7.2. Ответственное лицо организует работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке, в соответствии с законом. Ответственное лицо определяется приказом Владельца базы персональных данных.

Обязанности ответственного лица относительно организации работы, связанной с защитой персональных данных при их обработке отмечаются в должностной инструкции.

7.3. Ответственное лицо обязано:

  • знать законодательство Украины в сфере защиты персональных данных;
  • разработать процедуры доступа к персональным данным сотрудникам в соответствии с их профессиональными или служебными или трудовыми обязанностями;
  • обеспечить выполнение сотрудниками Владельца базы персональных данных требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, которые регулируют деятельность Владельца базы персональных данных относительно обработки и защиты персональных данных в базах персональных данных;
  • разработать порядок (процедуру) внутреннего контроля за соблюдением требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, которые регулируют деятельность Владельца базы персональных данных относительно обработки и защиты персональных данных в базах персональных данных, который, в частности, должен содержать нормы относительно периодичности осуществления такого контроля;
  • сообщать Владельцу базы персональных данных о фактах нарушений сотрудниками требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, которые регулируют деятельность Владельца базы персональных данных относительно обработки и защиты персональных данных в базах персональных данных в срок не позже одного рабочего дня с момента выявления таких нарушений;
  • обеспечить хранение документов, которые подтверждают предоставление субъектом персональных данных согласия на обработку своих персональных данных и сообщение указанного субъекта о его правах.

7.4. С целью выполнения своих обязанностей ответственное лицо имеет право:

  • получать необходимые документы, в том числе приказы и другие предписывающие документы, выданные Владельцем базы персональных данных, связанные с обработкой персональных данных;
  • делать копии из полученных документов, в том числе копии файлов, любых записей, которые хранятся в локальных вычислительных сетях и автономных компьютерных системах;
  • принимать участие в обсуждении исполняемых им обязанностей организации работы, связанной с защитой персональных данных при их обработке;
  • вносить на рассмотрение предложения относительно улучшения деятельности и совершенствования методов работы, подавать замечание и варианты устранения обнаруженных недостатков в процессе обработки персональных данных;
  • получать объяснение по вопросам осуществления обработки персональных данных;
  • подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

7.5. Работники, которые непосредственно осуществляют обработку та/або имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных (трудовых) обязанностей обязанные придерживаться требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, относительно обработки и защиты персональных данных в базах персональных данных.

7.6. Работники, которые имеют доступ к персональным данным, в том числе, осуществляют их обработку обязанные не допускать разглашения в любой способ персональных данных, которые им было доверено или которые стали известны в связи с выполнением профессиональных или служебных или трудовых обязанностей. Такое обязательство действующее после прекращения ими деятельности, связанной с персональными данными, кроме случаев, установленных законом.

7.7.Лица, которые имеют доступ к персональным данным, в том числе, осуществляют их обработку в случае нарушения ими требований Закона Украины «О защите персональных данных» несут ответственность согласно законодательства Украины.

7.8. Персональные данные не должны храниться дольше, чем это необходимо для цели, для которой такие данные хранятся, но в любом случае не дольше сроку хранения данных, определенного согласием субъекта персональных данных, на обработку этих данных.

8. Права субъекта персональных данных

8.1. Субъект персональных данных имеет право:

  • знать о местонахождении базы персональных данных, которая содержит его персональные данные, ее назначения и наименования, местонахождения и/или местожительство (пребывание) владельца или распорядителя этой базы, или дать соответствующее поручение относительно получения этой информации уполномоченным им лицам, кроме случаев, установленных законом;
  • получать информацию об условиях предоставления доступу к персональным данным, в частности информацию о третьих лицах, которым передаются его персональные данные, которые содержатся в соответствующей базе персональных данных;
  • на доступ к своим персональным данным, которые содержатся в соответствующей базе персональных данных;
  • получать не позже как за тридцать календарных дней со дня поступления запроса, кроме случаев, предусмотренных законом, ответ о том, хранятся ли его персональные данные в соответствующей базе персональных данных, а также получать содержание его персональных данных, которые хранятся;
  • предъявлять мотивированное требование с отрицанием против обработки своих персональных данных органами государственной власти, органами местного самоуправления при осуществлении их полномочий, предусмотренных законом;
  • предъявлять мотивированное требование относительно изменения или уничтожения своих персональных данных любым владельцем и распорядителем этой базы, если эти данные обрабатываются незаконно или являются недостоверными;
  • на защиту своих персональных данных от незаконной обработки и случайной потери, уничтожения, повреждения, в связи с преднамеренным укрывательством, непредоставлением или несвоевременным их предоставлением, а также на защиту от предоставления сведений, которые являются недостоверными или позорят честь, достоинство и деловую репутацию физического лица;
  • обращаться по вопросам защиты своих прав относительно персональных данных к органам государственной власти, органов местного самоуправления, к полномочиям которых принадлежит осуществление защиты персональных данных;
  • применять средства правовой защиты в случае нарушения законодательства о защите персональных данных.

 

9. Порядок работы с запросами субъекта персональных данных

9.1. Субъект персональных данных имеет право на получение любых сведений о себе в любого субъекта отношений, связаных с персональными данными, без указания цели запроса, кроме случаев, установленных законом.

9.2. Доступ субъекта персональных данных к данным о себе осуществляется безвозмездно.

9.3. Субъект персональных данных подает запрос относительно доступа (дальше — запрос) к персональным данным владельцу базы персональных данных.

В запросе отмечаются:

  • фамилия, имя и отчество, местожительство (место пребывания) и реквизиты документа, который удостоверяет лицо субъекта персональных данных;
  • другие сведения, которые дают возможность идентифицировать лицо субъекта персональных данных;
  • сведения о базе персональных данных, относительно которой подается запрос, сведения ли о владельце или распорядителе этой базы;
  • перечень персональных данных, что запрашиваются.

9.4. Срок изучения запроса на предмет его удовлетворения не может превышать десять рабочих дней со дня его поступления. В течение этого срока владелец базы персональных данных сообщает субъекту персональных данных, что запрос будет доволен или соответствующие персональные данные не подлежат предоставлению, с указанием основания, определенного в соответствующем нормативно правовому акте.

9.5. Запрос удовлетворяется в течение тридцати календарных дней со дня его поступления, если другое не предусмотрено законом.

 

10. Государственная регистрация базы персональных данных

10.1. Государственная регистрация баз персональных данных осуществляется в соответствии с статьей 9 Закона Украины «Про захист персональних даних».